経理書類やその他の保管義務のある文書保存箱を皆さんはどうしていますか？

　弊社ではコンテナボックスを借りて時期をみては、車やバイクで運び込むいわばピストン輸送もどきの古典的なやり方をしてきました。

　しかし、このコンテナボックスがコンテナボックスの貸し主と土地の大家さんとの交渉の末決別。立ち退きもしくは移動の要請が届いた。

　コンテナボックスは近くないと意味ないし、ここはこの古くさいシステムから脱却する為、いろいろと思案してみた。

　コンテナボックスの良いところは？コンテナボックスは気軽に文書を保存できし、出し入れが楽である。では、欠点は古いものを奥くから置く為、古いものを取り出しづらい（これは棚などを入れることで何とかなるが、スペースが狭いため棚を入れると収納量が減る？）また、気軽にものをしまうことが出来るため、いらないものも貯まっていくのだ。

　今回導入した我々の文書保管の方法は日本通運（日通の引っ越し作業をオフィス事業で利用しているため日通さんとのつながりが強いこともあり採用）書庫センターの活用だ。

　このシステムはいたって簡単。

　日通の書庫センターで我々の文書を預かってもらうのだ。

　まずは、こちらで保存箱ごとにナンバーリングして、日通にFAXをする。

　翌日その箱を日通が取りに来てくれる。

　では、預けた文書保存箱が必要になった時は？簡単です。

　日通にFAXすれば翌日にお届け頂けるシステム。

　本来は再度戻して頂くことはあまりないと思うが、たとえば税務署の方からの要請とか。

　こんな時にも簡単に箱の管理が出来るのです。

　また、文書保存期間が過ぎた箱に関しては、今までのコンテナボックスではそのまま放置。しかし、今回のシステムでは、溶解ということが出来るのです。

　この溶解とは？書類を箱ごと解かすことができるのです。

　こうすることでコンテナボックスでは増え続けた箱が、新しい箱を入れると同時に古いものを溶解していくことが出来るため、ある種一定の数量で済むのです。（売上や書類が増えれば別だが）

　これにより社内で絶対にあけることのない書類が、会社からなくなるのです。

　ただ、今後は電子帳簿になりつつあるためこんなに多くの文書保存箱はなくなるだろうが・・・。

　今回のこの暑い８月を利用して文書整理を行なった結果、驚くなかれ無用な文書保存箱はなんと５０箱もあったんです。保存期間が過ぎたものがほとんどだが、保存義務のない箱までも気楽に保存できることから保存してあったのだ。

　この無駄な箱をなくすことで、ランニングコストは最初は若干今回のシステムが上回るものの、平月はコストダウンにつながるのです。

　一度ご検討してみてはいかがでしょう？このシステムはご紹介できますので、弊社スタッフまでお声崖ください。